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Antes del inicio de las prácticas
Una vez comunicada la pre-admisión desde la ORI, y antes de iniciar las prácticas, debes realizar los siguientes pasos:
- Presenta el justificante de tu número de Seguridad Social (NUSS) al menos 20 días antes del inicio de la movilidad.
- Envía por e-mail a la ORI el Impreso de Datos Bancarios firmado.
- Envía por e-mail a la ORI una copia del Acuerdo de Aprendizaje (Learning Agreement for Traineeships), habiendo rellenando solo la primera página y el apartado “Before the mobility / Antes de la movilidad” e incorporando la firma del estudiante, la del coordinador/a UC y la de la organización de acogida a continuación de la Tabla C. No olvides rellenar tu nombre y curso académico en la esquina superior derecha del documento. Nota: las tres firmas deben tener el mismo formato (o escaneadas o digitales).
- Envía por e-mail a la ORI una copia de tu Tarjeta Sanitaria Europea (o seguro médico equivalente) en vigor durante el periodo de realización de las prácticas.
- Crea una cuenta en EU Academy a efectos de realizar la prueba de Apoyo Lingüístico en Línea (OLS) antes de iniciar las prácticas. Cuando la finalices, envía por e-mail a la ORI un pantallazo con el resultado obtenido.
Tras la entrega de esta documentación, te facilitaremos tu Convenio de subvención Erasmus+ Educación Superior para prácticas entre países del programa. Una vez firmado por ambas partes, obtendrás la admisión formal en el Programa Erasmus+ prácticas.
Confirmación de llegada y activación del primer pago
Estancias de larga duración: para la activación del primer pago deberás enviarnos por e-mail el
Impreso de confirmación de llegada Erasmus+ firmado y sellado (si en la organización de acogida no sellan documentos, es necesario su e-mail explicativo para confirmarlo) antes de finalizar el mes. El importe se transferirá a tu cuenta mediante pago por nómina posterior.
Pueden producirse retrasos puntuales en los pagos dependiendo de la fecha en que envíes la confirmación de llegada (por ejemplo: si la envías ya comenzado el mes, en periodos no lectivos, durante el cierre del ejercicio económico... ).
Estancias de corta duración: procedimiento equivalente al del caso anterior, pero en este caso el pago se realiza por transferencia bancaria.
Cambios durante la estancia
Si necesitas realizar cambios una vez comenzadas las prácticas (en las tareas a realizar, cambio de coordinador/a en la organización de acogida… etc.), deberás solicitar autorización tanto a tu
coordinador/a de prácticas UC como a la ORI. En caso de aprobación, deberás enviarnos de nuevo una copia de tu Learning Agreement lo antes posible, rellenando el apartado de cambios “During the mobility” acompañada de la autorización (e-mail) de tus coordinadores/as en la organización de acogida y en la UC.
No debes enviar hojas sueltas del documento, sino todo el Learning Agreement completo, con los datos que ya rellenaste antes de comenzar las prácticas pero añadiendo los nuevos datos en el apartado “During the mobility”. Cuando el cambio además afecte a la duración de las prácticas, deberás firmar, como muy tarde un mes antes de la fecha de finalización, un “Anexo al Convenio de Subvención en caso de modificación del periodo de estancia” que te proporcionaremos en la ORI.
Regreso a la UC y segundo pago
Para recibir el pago final debes entregar en la ORI los siguientes documentos finales:
Los documentos deben ir debidamente rellenados, sellados y firmados por la organización de acogida. Te recomendamos que te encargues personalmente de tramitar las firmas sin delegarlo en terceras personas.
Además, es obligatorio realizar la encuesta “Participant Report Form” en línea. En fechas próximas a la finalización de las prácticas recibirás en tu cuenta de correo electrónico de la UC una notificación para acceder a la misma. Esta notificación podría llegar a tu carpeta de correo no deseado, por lo que es conveniente su revisión periódica. El procedimiento de pagos es equivalente al del apartado anterior.
Ayuda para viaje ecológico: para recibirla es necesario adjuntar los billetes del medio de transporte admisible, tanto del viaje de ida como del de regreso, que justifiquen la realización del viaje ecológico, junto a los documentos indicados en el párrafo anterior.
Solo para estancias de corta duración: obligatoria la presentación de las tarjetas de embarque correspondientes a los vuelos de ida y de vuelta y/o cualquier otro justificante de viaje (billete de tren, autobús… ).
Atención: como referencia para el cálculo del pago final se tienen en cuenta los días reales de participación, según lo acordado en el convenio de subvención, y justificados mediante la entrega de los documentos finales; por este motivo, la fecha de firma de estos podrá ser igual o posterior al día de la finalización de las prácticas, pero no anterior (ya que ello reduciría tu beca). No obstante, la firma de estos documentos con posterioridad a la fecha de finalización no supondrá un incremento de la beca acordada en el Convenio de Subvención si este no ha sido previamente autorizado. La documentación que se presente incompleta o que contenga enmiendas y/o tachaduras no será admitida.
Recuerda:
Aquí puedes consultar la relación de coordinadores/as de prácticas UC y la Tabla de Capacidades y Competencias Lingüísticas Europass, tanto en inglés como en español.
El acceso al Informe Final “Participant Report Form” en línea se obtiene a través de un notificación enviada por correo electrónico.
Puedes enviar todos los documentos y dirigir tus consultas a esta dirección de e-mail.
